来年度に向けて中学校区のPTA地域役員を選出することになりました【オリジナル委任状の写真あり】

学校・PTA

来年度もおそらくコロナの影響があると思われるPTA活動。

主に学校内で活動を行う「校内役員」に関しては令和3年度も選出しないことになりそうです。

しかし、主に町内会で活動をする「地域役員」に関しては令和3年度も選出することになりました。

地域役員選出は「地区代表委員」の仕事

各町内ごとに地域役員(4~5名)を選出します。

選出する役職は以下の3つ。任期は1年です。

  • 地区代表委員 1名(町内会代表)
  • 健全育成委員 1名(小中学区共通での取りまとめ)
  • 環境委員 1~3名(清掃・あいさつ・資源回収)

町内会ごとの選出ですが、中学校のPTA役員という立場になりますので、中学生の保護者からの選出となります。

私は今年度「地区代表委員」として活動してきました。例年、地区代表委員が地域役員の選考会の仕切りを行います

  • 次年度の役員選考会の会場の手配(多くは公民館)
  • 対象者に向けての選考会日時の連絡(電話または手紙)
  • 選考会場の設営
  • 選考会の司会
  • 次年度役員のメンバーを自治会長と学校へ報告
  • 次年度役員への引継ぎ

3月までにこれらを行います。

地域役員選考会までに行う準備

役員選考会場は町内会で手配

会場は「公民館」や「集会場」など、各町内会で持っている施設を借りることができます。町内会長に連絡を取り、日時を伝えて会場使用の許可をとるだけです。会場を使用する当日は鍵を借りて解錠、終了後に責任をもって施錠を行うことが原則となります。

人数に対して準備できる会場が狭い場合には、例外的に学校の大会議室を貸してもらえる場合もあるようですが、日時は学校が開いている時間に合わせる必要があり、土日の集まりは不可です。

役員の選考対象者への連絡

名簿は学校から借りることができます。

同じ町内で暮らしている中学生の保護者全員に電話または手紙で「選考会について」の連絡をします。

私は「言った言わない論争」になることが怖いので、委任状付きの手紙を印刷して配布することにしました。自宅のわかる人は直接ポストへ投函し、自宅がわからない人は子ども経由で先方の保護者にわたるようにしました。

委任状が提出される

想定内ですが、一定数の方は委任状を提出してくれます。

  • 単純に集まることが面倒くさい
  • 仕事で行くことができない
  • 用事がある

などなど、人によって委任される理由はまちまちです。

委任状を提出される人は大抵が「役員はできません」と言う人が多いのですが、今回はありがたいことに「役員をやっても良いですよ。」という肯定的な方もいました。

委任状はどんな感じ?

委任状とは

本人が行う権利などを第三者にお任せするために一筆署名し、提出する文書のことです。役員決めの場においての委任とは、「どのような決定であっても決まったことに対しての異議を唱えません。」という意味を持つ場合が多いです。
私は役員選考の日に向け、委任状をオリジナルで作成しました。

委任状を作るにあたって配慮した個所もあります。

  • 当日選考会に来ることのできない方でもどの役員なら行っても大丈夫か?という希望をお聞きできるようにあえて役員の選択ができるようにしました。
  • 中には役員免除対象になる方もいるので、免除理由も選んでもらうようにしています。
委任状を出さずに欠席される人も中にはいますので、委任状に対しての注意書きもつけさせてもらいました。

こちらの写真には写ってはいませんが、文末には少々威圧的に(💦)、

「委任状が出されていない場合でも選考の対象外にはなりません。役員が決まらない場合は公平に抽選とさせていただきます。」

と一言添えてあります。

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役員選考会当日

自治会長から鍵を預かってましたので、私が会場の設営をしました。

と、言っても窓を2か所開けて、暖房をかけ、適当にいすを並べて1つの机を置いたくらいです。(ソーシャルディスタンスはきちんと意識しました。)

選考会の司会

全員で5名しか集まらなかったので、たいして緊張することもなく順調に役員の仕事の説明を行いました。

すんなりと役員決定

今回は5名来たうちの2名(私含む)が現役で役員をしているので、実質3名の中から委任状経由で決まっている役員を除いた役員を決めることになってしまいました。

しかし、

  • コロナ禍で来年度も役員の仕事自体が減っていること
  • 現役役員が仕事内容の説明をしっかりしたこと

もあって、3名のうちの2人が快く引き受けてくれることになりました。全くもめることもなく、すんなり決まったことに感謝しかありません(#^^#)

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さいごに

今年度は役員選考会の段取りをする側でしたが、昨年度は選考会に行く側でした。

しかし、昨年の選考会の時に私はいくつか困ったことがあったのです。

  • 役員の仕事内容が全く教えられなく不安に思ったこと(引継ぎなし)
  • 「健全育成委員」という役では決められていなかったのに、突然任命された人がいたこと。

などがあり、「引継ぎなしでの未知なる役員」を行う不安が大きかったのです。

ですので、来年度の役員選考会に来てもらう前に他の保護者の方にも

  • 役員はどのような仕事を行うのか。
  • 学校での会合の頻度。
  • 役員同士の連携のとり方。

などを書いた別紙を委任状と一緒に配布し、事前にどの役員ならできそうかを考えてもらうようにしました。そのうえで、選考会当日に口頭で説明し、仕事内容に納得してもらってから立候補という形で決めました。

仕事内容がはっきり分かったことがよかったのか、すんなりと立候補で役員が決まったので作戦成功でした。

今後の流れは、

  1. 新役員の名簿を自治会長さんに確認をしてもらう
  2. 自治会長さんのサインと印をもらう
  3. 名簿を学校に提出
  4. 次期役員さんに引き継ぎ

となり、引継ぎが終わったら今年度の役員業務は終了となります。

今回の役員選出が終わってほぼほぼ今年度の仕事が終わりましたが、まだあと少しだけ頑張りたいと思います。役員決め無事に終わって良かったです!!

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