1年間小学校PTA広報委員会の副委員長をしました【令和元年度PTA役員】

学校・PTA

昨年の令和元年度は初の広報委員でした。(しかも副委員長💦)

1年目(1年任期ですが)だったこともあり、何もわからない状態からのスタートで戸惑いしかない状態でしたが、何とか今日までやってこられました。

第一号の広報誌

第一回目の広報誌は、新任・転任してきた先生の紹介をはじめ、今年度お世話になるすべての先生の紹介を載せなくてはいけません。

第一回目のみ、印刷こそ業者に発注できますが、一つ一つの記事は広報委員長が担当して作ります。

先生方の写真撮影

先生方の集合写真は、写真業者がとってくれます。それを1枚、広報誌用にもらうだけです。

ですが、新任・転任の先生の写真は、委員長自らが先生にお願いして撮っているようです。うわ~大変だ~💦

先生のコメント

新任・転任の先生方には、写真に添えるコメントも書いてもらいます。今の時代、USBに保存してもらう形で書き込んでもらっています。

先生方は、空き時間に順に書いてもらうため、先生方から回収する期限は余裕を見て設定します。

印刷業者との打ち合わせ

合間を見て、印刷業者とのやり取りもします。これも委員長がしてくれるのですが、委員長自身も母子家庭の母で仕事もしているので、暇ではありません。

彼女は何と、職場の昼休みを利用して印刷業者に出向いたり、電話でやり取りをしていたようです。なんだか本当に大変そうです💦

記事の確認

先生方から回収したコメントや、撮った写真などきちんとあるか?間違いはないか?などの確認作業をします。これは、パソコンでの作業が必要になりますが、委員長はパソコンの苦手な人なので、ここは私が代理で行います😓

PTA役員の構成図作成

これも本来は委員長の仕事ですが、パソコンの関係で私が代理で行いました。ですが、この作業をする事を締め切り直前まで理解していませんでした(;^_^Aということで、急遽大急ぎで作りました。

ちょうど仕事が休みで良かった~~~~(;’∀’)

出来上がった記事や写真の管理

そうこうして出来上がった一つ一つの記事を、ひとつのUSBにまとめ、先生方とPTA本部に確認してもらったのち、ようやく印刷業者との最終打ち合わせ(レイアウト)になります。

USBに入れる作業は私がしましたが、その後は委員長にバトンタッチしました…。委員長、外回りの仕事が多くて大変です。

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合間に次回広報委員会の資料作り

なんとなく流れでパソコン入力担当になってしまった私は、委員会専用のUSBが常に家にあります(笑)時間を見て、次回の委員会の資料を作ります。

といっても去年のデータがあるので、日付を変えたりぐらいの作業なので大したことはありません。慣れてしまえば簡単です。

広報委員会まさかのアレがない??!

さて、広報誌第一号を作っている時から気になっていたことがありました。それは、

広報委員会専用のカメラがない ことでした。なぜだ~~~。

今まで必要な写真はどうしていたのか?


これまで、広報委員会の取材などで必要な写真を撮るときには、各家庭からデジカメや自身のスマホを持参してきて行っていたようです。

生徒の個人情報問題もあるでしょうに、個人持ちの媒体での撮影をすることに驚きと、違和感がありました。

カメラを買う予算がないのか?

委員長の仕事をサポートしていると、流れからPTA会長ともお話しする機会があったりします。私自身、あまり表立って行動するタイプではありませんが、会長の話から

「PTA会費の前年度からの繰越金が結構ある」

という話を聞くことができ、それなら

「広報委員会専用のデジカメの購入はしてはいけないのか?」

と話を持っていき、会長の「OK!!」許可をもらうことができました。

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デジカメの購入を他の委員会役員さんにも承諾を得ます

年に数回、学校長・教頭・PTA各委員の委員長、副委員長があるまり会議をする場があります。その場を借りて、広報委員会のデジカメをPTA会費からの購入をすることを周知、賛同してもらうべく、会長からお話ししてもらいました。

その場にいた方全員が賛同してくださったので、無事に広報委員会専用のデジカメを購入することができるようになりました。

見積もりを出します

次回の集まりの時までに、デジカメの見積もりを準備しておく必要があります。予算は10万円以内だそうです。一眼レフのちゃんとしたカメラを購入してほしいとのことでした。購入先はどこでもよく、ネットでも可。

今回私は、その購入するデジカメを探してくる大役を仰せつかりました…。広報委員長が「私はわからないからよろしくね~。」と言ってきたからです(;^_^A

もちろん広報委員長も巻き込んで探すつもりですが、私だってそんな良いデジカメを見立てる自信はありません。

婚姻当時、私の元夫が一眼レフのカメラを持っていました。あんな感じのもので良いのかな~??とぼんやり思っていたのです。

家電量販店で見積もりをとる

仕事が終わってから予算10万に合うカメラを求めて家電量販店に行くも、一眼レフのカメラは望遠レンズが5万~くらいします。思ったより高いなと感じました。予算内に収めるには、あまり選ぶ選択がないのだと思い知らされました。

予算と、条件に合うものは2種類ほどしかなく、念のため両方の見積もりをだしてもらうことにしました。

 PTA本部役員に見積書の確認をしてもらう

広報委員長経由でPTA本部役員(会長をはじめ10名ほど)に見積書と品物の写真を確認してもらいました。 皆さんに「良いと思う」と言ってもらえましたが、PTA会長から「他の色はないのか?」と聞かれました。

私が見積もりを出してもらったカメラは白色のものだったのです。同機種で他の色があったのかはわかりませんが、PTA活動の多くは女性のため、あまりごつ過ぎるのもどうかな?と意見したところ、「まあいいか~。」と言う流れになったので、見積もりしてもらったカメラ代が出してもらえることになりました。

もちろん高価な買い物になりますので、私が先に立て替えるのなんて無理な話です。カメラ代は先に預かることにしました。

いよいよデジタルカメラの購入

白色で見積もりを出してもらったのですが、黒も在庫があるとのことで結局、PTA会長が希望していた黒で購入しました(;^_^A

行事が集中する秋までにカメラの購入が実現できました。

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広報誌第二号以降

広報誌作成の2回目以降は、全委員持ち回りになります。

取材から印刷(コピー)、配布までをグループごと責任もって行います。

もちろん最終チェックは委員長がしますが、とりあえず「長」の仕事は一息つけるでしょう。

とはいっても、全11回ある広報誌のうち5回は委員長・副委員長で作らなくてはならず意外と広報委員長と副委員長は忙しいです。でも、仕方のないことです。がんばりました。

平委員が担当する広報誌の内容と雑務


平野委員が担当するのは、学校行事記事になります。一年生を迎える会や運動会、資源回収などに出向き、取材をします。もちろん写真も撮りますし、インタビューもします。平日の行事にあたることもあるので、仕事をしている人ですと予定を立てることが大変になるかもしれません。

ですが、2~3人で1チームなのでお互いの助け合いで頑張ることができます。

1チーム1行事の割り当てです。

あと、年に一回学校行事の手伝いがあります。(駐輪場整理係など)

委員長・副委員長が担当する広報誌の内容

主には、年4回平日夜に行われる、学校側との会議の議事録になります。

正直、広報誌を作る回数は多いものの取材ををするという感覚ではないので、体力的には校内を歩き回って取材する取材班より楽かな?といった印象です。

さいごに

委員長も副委員長(私)も1年目の広報委員でした。右も左もわからない状態からのスタートでしたが、前年の資料を参考に進めることができましたし、忙しいときもありましたが、それなりに楽しかったです。

実は子どもたちの通う小学校、広報委員の人数は他の委員の半数で少ない人数で活動しているのです少ない人数で行うので、その分大変なところもありました。

実は、広報委員長には「もう1年副委員長をやってほしい。」と言われ(委員長は任期2年、副は1年のため)、令和2年度も引き続き広報副委員長を行っています。今年度は、コロナの関係で昨年度と比べて仕事内容の変更や作業そのものの量も減っています。

間もなく委員長も私も任期が終わりますが、委員長の後任が見つからないようで、委員長は「もう1年(広報委員長を)やらなくてはいけなくなりそう…。」と肩を落としています。(そんなシステム!!?)

無事に後任が見つかると良いのですが…

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